Die 10 Todsünden des GmbH-Geschäftsführers

Author Nils Koppelmann
29. Nov. 2017
timer 20 Min.

Ein Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH, gleiches gilt für UG) muss sich nicht nur um die wirtschaftlichen Aspekte der in seiner Verantwortung stehenden Gesellschaft kümmern, sondern auch um einige rechtliche.

Bei ihrem Vortrag "Die 10 Todsünden des GmbH-Geschäftsführers" ging Dr. Jacqueline Wolter am 15. November 2017 im Rahmen von "Breakfast at BOETTICHER's" auf die zehn Todsünden ein, derer sich jede Geschäftsführung im Klaren sein sollte.

1. Falsche Versicherung bei der Gründung

Bei Gründung einer Gesellschaft ist eine Versicherung über die Einzahlung des Stammkapitals abzugeben. Diese Versicherung zur Gültigkeit unterliegt allerdings einigen Bedingungen. Zum einen muss die Zahlung getätigt werden, dazu empfiehlt sich eine notarielle beglaubigte Kopie des Einzahlungsbeleges, welche auch über die Zeit der Tätigkeit als Geschäftsführer aufzuheben ist. Auch muss die Zahlung frei verfügbar sein, sie darf also nicht in anderer Form an den zahlenden Gesellschafter zurückfließen. 

Zusätzlich muss auch eine Versicherung zur Eignung als Geschäftsführer einer Gesellschaft abgegeben werden. Eine solche Eignung zeichnet sich mitunter dadurch aus, dass der GF in den vergangenen 5 Jahren keine vorsätzliche Insolvenzstraftat begangen hat.

Bis zur vollständigen Haftungsbeschränkung also in der Zeit, in der sich die Gesellschaft "in Gründung" befindet, haftet der GF persönlich für Verbindlichkeiten der Gesellschaft ("Handelndenhaftung").

2. Handeln im eigenen Namen

Als Geschäftsführer einer GmbH handelt man tagtäglich, aber auch im Namen der GmbH? Es gilt darauf zu achten, dass zu jedem Zeit klar ist, dass dem Gegenüber, sowohl schriftlich als auch mündlich klar ist, dass der GF im Namen der Gesellschaft handelt. Verträge sollte der GF also immer mit "GF der Firmenname GmbH" unterzeichnen. Finden Treffen zwischen dem GF und einem Vertragspartner beispielsweise ausschließlich in den Geschäftsräumen der Gesellschaft statt, kann ein Handeln im Namen der GmbH angenommen werden.

3. Überschreiten der Handlungsgrenzen

Schon zum Zeitpunkt der Gründung wird der Geschäftsgegenstand einer jeden Gesellschaft festgelegt. Diesen Geschäftsgegenstand gilt es in jedem Fall einzuhalten.

Bringen bei einer einberufenen Gesellschafterversammlung die Gesellschafter dem Geschäftsführer Weisungen entgegen, dann hat dieser sich an diese zu halten. Handelt dieser weisungswidrig, haftet er damit persönlich für sein Handeln. Scheint eine Weisung rechtswidrig, muss sich der GF selbstverständlich nicht strafbar machen.

In gängigen Geschäftsordnungen für Geschäftsführer oder vereinzelt auch in Geschäftsführer-Verträgen wird geregelt, was der GF wirklich ohne Zustimmung der Gesellschafterversammlung tun darf und welches Handeln der Zustimmung bedarf. Im Zweifelsfall gilt es die Weisung der Gesellschafter zu erbitten, um zu vermeiden in die persönliche Haftung zu treten.

4. Non-Compliance

Neben der Pflicht selbst geltendes Recht einzuhalten, muss der Geschäftsführer auch darauf achten, dass dies durch untergeordnetes Personal der GmbH geschieht. Es bietet sich an die Mitarbeiter wie auch den Geschäftsführer in einer Rechtschutzversicherung für Gesellschaften mitzuversichern.

Bei kleinen wie großen Firmen empfiehlt sich unter Umständen auch die Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich Compliance, Beispiele hierfür sind Schulungen zu den Themen Medien und Urheberrecht. Der Aufbau einer Compliance Organisation oder eines Whistleblower Systems, wodurch die Einhaltung geltenden Rechts in jeder Schicht des Unternehmens gesichert wird, ist vermutlich nur bei großen Firmen empfehlenswert bzw. realisierbar.

5. Verstoß gegen Kapitalerhaltungsvorschriften

In den meisten Unternehmen ist es fast unmöglich alles im Blick zu haben, in Hinsicht auf die Bilanz und das Kapital der Gesellschaft sollte aber in keinem Fall an Zeit und Aufmerksamkeit gespart werden. So hat der Geschäftsführer beispielsweise die Gesellschafter nach der Verlustanzeigepflicht (§84 GmbHG) zu benachrichtigen, wenn mindestens die Hälfte des Stammkapitals im Verlust liegt.

Werden Auszahlungen der Gesellschafter getätigt, die das Stammkapital angreifen ist Vorsicht geboten. Zuerst gilt es zu prüfen, aus welchem Grund eine Auszahlung erfolgt, dann ob dieser Grund gerechtfertigt ist. Stellt beispielsweise ein Gesellschafter Rechnung für Beratungstätigkeit, ist zu prüfen, ob der Sachverhalt und dessen Rechtfertigung auch einem Drittvergleich stand halten würde.

6. Vernachlässigung von Rechnungswesen, Steuern und Sozialabgaben

Der Geschäftsführer verpflichtet sich zu einer ordnungsgemäßen Buchführung, welcher er natürlich delegieren kann, jedoch weiterhin für Vollständigkeit etc. verantwortlich ist. So ist er beispielsweise auch dafür verantwortlich, dass in keinem Fall eine Täuschung über die Geschäfts- oder Vermögenslage vorliegt.

Wie vor den meisten unangenehmen Themen kann auch der Geschäftsführer sich vor dem Thema Steuern nicht drücken und sorgt in seiner Pflicht demnach auch für die ordnungsgemäße Abführung aller Steuern und Sozialabgaben. Dazu zählt auch die Einreichung des vollständigen Jahresabschlusses spätestens ein Jahr nach vollendetem Geschäftsjahr. In diesem Fall empfiehlt sich die Zuhilfenahme eines Steuerbüros, die den Geschäftsführer in seiner Pflicht unterstützt.

Immer öfter arbeiten sogenannte Freelancer für Firmen, was Vorteile für beide Seiten hat, jedoch ist zu prüfen, ob diese sich in wirtschaftlicher Abhängigkeit befinden, deshalb sollten gerade bei studentisch Beschäftigten freien Mitarbeitern regelmäßig Studiennachweise eingeholt werden.

Nebenbei sei als Leitsatz noch das Imparitätsprinzip erwähnt: Gewinne verbuchen wenn eingegangen, Verluste, wenn sie sich abzeichnen.

7. Falsche Angaben gegenüber dem Handelsregister

Dass Angaben gegenüber Behörden korrekt zu sein haben, sollte klar sein. In Hinsicht auf die Gesellschaft sind hier insbesondere die Anschrift, unter der die GmbH postalisch erreichbar ist, die korrekte und vollständige Nennung der Geschäftsführer und Gesellschafter sowie seit kurzem auch die Nennung der wirtschaftlich Berechtigten und deren Anteile wichtig. Auch muss dem HRG angezeigt werden, wenn eine Kapitalerhöhung stattfindet, das Kapital also "aufgestockt" wird, was beispielsweise beim Hinzukommen eines Investors der Fall ist. Diese Anzeige sollte auch von einer Versicherung des Eingangs der Zahlung sowie der freien Verfügbarkeit des Betrages unterstützt werden, also gleich wie bei Gründung.

Ebenfalls sollten die Leistungen der Gesellschafter auf Geschäftsanteile überprüft werden, so ist zum Beispiel Vorsicht geboten, wenn Vereinbarungen mit Gesellschaftern getroffen werden, die den Rückfluss von Zahlungen an diese regeln.

8. Verstoß gegen Wettbewerbsverbot und Geheimhaltungspflichten

Verlässt der Geschäftsführer das Unternehmen unterliegt er grundsätzlich seinem vertraglich vereinbarten Wettbewerbsverbot für welches er im Normalfall eine monetäre Entschädigung erhält. Dieses gilt es einzuhalten, wobei etwaige Wettbewerbsverbotsbefreiungen zu dokumentieren bzw. einer Weisung der Gesellschafter zu unterliegen haben.

Geschäftsgeheimnisse gehen niemanden was an. So sollte salopp gesagt das Geheimrezept nicht zu Hause nachgeahmt werden. Selbes gilt für den Datenschutz insbesondere, wenn dieser den Schutz personenbezogener Daten betrifft. Bei größeren Unternehmen ist ein Datenschutzbeauftragter empfehlenswert bzw. in vielen sogar Pflicht.

9. Fehlerhafte Liquidation

Beschließt die Gesellschafterversammlung eine Gesellschaft aufzulösen, also zu liquidieren (flüssigmachen), dann gibt es einiges zu beachten. Zuerst ist zu beachten, dass ein Liquidationsbeschluss eine Laufzeit von mindestens einem Jahr hat, das heißt es ist nicht möglich eine Gesellschaft von heute auf morgen aufzulösen. Auch sollte schnellstmöglich einer oder mehrere Liquidatoren benannt werden, welche sich oft aus der Geschäftsführung zusammensetzen. Deren Aufgabe ist es die Gesellschaft "abzuwickeln". Die Abwicklung der GmbH beinhaltet die Beendigung laufender Verträge und die Einsetzung offener Forderungen.

10. Insolvenzverschleppung und Masseschmälerung

Im Falle einer (auch bevorstehenden Insolvenz) sollte in jedem Fall nach der Insolvenzantragspflicht schnellstens ein Berater hinzugezogen werden. Ist eine Gesellschaft nicht mehr solvent, dürfen keine Zahlungen mehr durchgeführt werden.

Bei absehbarer Insolvenz sollte regelmäßig die Liquidität überwacht werden ggf. auch ein Liquiditätsplan erarbeitet werden. Selbiges gilt für etwaige Verschuldung, wozu regelmäßig Zwischenbilanuen augestellt werden sollten. 

Sind weiterhin Arbeitnehmer zu bezahlen, sollten zumindest die Lohnsteuer und die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung gezahlt werden. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung dürfen nicht geleistet werden. Sie sind masseschmälernd und somit im Insolvenzfall unzulässig. Sind mehrere Gläubiger vorhanden, dürfen einzelne nicht begünstigt werden.

Dieser Artikel ersetzt in keinem Fall eine juristische Beratung und soll nur als grobe Übersicht dienen.

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